Los padres de familia -en la actualidad- buscan matricular a sus hijos en colegios de calidad educativa, pero -también- en aquellos que les faciliten los procesos, incluso, desde que realizan el proceso de admisión. Tradicionalmente, las admisiones y los asuntos administrativos se han llevado de manera manual: los padres de los aspirantes presentan la solicitud de admisión en papel, acompañada de otra gran cantidad de requerimientos como documentos, pruebas psicológicas, de conocimiento, socio-emocionales y familiares, todo lo anterior, se transcribe por una persona para que, posteriormente, se analice, pero esto abre la posibilidad a incrementar la probabilidad de un error, además, el tiempo invertido en este tipo de mecanismos es muy alto.
Plataformas de gestión escolar como CampusKey, facilitan los procesos de admisiones, matrícula y pagos en línea, así como la gestión integral del área operativa, administrativa y académica del colegio, lo que resulta en un procedimiento digital, fácil, unificado, con información confiable, rápido y eficiente, lo que lleva al colegio a estar a la vanguardia, dándole beneficios a padres, profesores, rectores, psicólogos, personal financiero y administrativo que estén involucrados en las admisiones. Por ejemplo, el área administrativa y financiera ahorran tiempo al validar si los pagos de los estudiantes o aspirantes aceptados ya se realizaron, porque consultan la información desde cualquier lugar en tiempo real, antes debían esperar los soportes físicos de los depósitos en un banco y cruzar los datos.
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CampusKey complementa el convertir los procesos manuales a digitales y sencillos, con la generación de varias clases de informes como:
- Consolidado de estudiantes por sexo, relación con el colegio, colegio anterior y edad.
- Un embudo que va decantando desde los aspirantes iniciales hasta los matriculados.
- Gráficas interactivas personalizables.
Sumado a todo esto, el módulo de admisiones de la plataforma, permite al colegio crear su propio proceso de ingreso para que el padre pueda gestionar su registro online y la calificación quede asociada a una única ficha de alumno digital, la misma, se puede comparar como la ¨hoja de vida¨ del estudiante que, al ser aceptado, dará la oportunidad de ir actualizándose durante el tiempo que permanezca en el colegio, de esta manera, se podrá medir la evolución del alumno y tener toda la información en un solo lugar.
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Otro punto que vale la pena destacar, es que la plataforma recopila los datos relevantes sobre la familia de los estudiantes a partir de preguntas personalizadas que contestan los papás como dirección de residencia, estado civil, datos familiares y nivel de estudios, entre otros, con toda la información integrada en un solo lugar, permite posteriores análisis y facilita el proceso de selección y matriculación.
Se está logrando una experiencia más agradable que aumenta la tasa de estudiantes inscritos, dando la alternativa para que los padres de familia tengan una interacción al gestionar y hacer seguimiento al proceso de sus hijos: antes, durante y después de ser admitidos, ya que manejan el registro y actualización de datos, pueden ver los reportes de evaluación o hasta agendar una visita al colegio para conocer las instalaciones (se envía un correo de seguimiento con la fecha establecida para ello).
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