Colegios: es el momento de automatizar y digitalizar procesos

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La digitalización de procesos y documentos es una necesidad que se ha venido dando en organizaciones de todos los sectores. Sin duda, es una oportunidad para aumentar la productividad y la eficiencia de las operaciones, servicios esenciales como la atención al cliente y -en general- la de las compañías. 

Las instituciones educativas como los colegios no son la excepción; muchos han tomado la decisión de avanzar en la transformación digital, aunque -aún- son bastantes los que siguen sin siquiera planear una digitalización de sus actividades. En esa vía, en la actualidad, se evidencian casos de colegios que siguen gestionando sus finanzas, matrículas y notas, entre otros, en documentos de papel físico, teniendo como resultado que la gestión general sea compleja, lenta y pueda calificarse como obsoleta. 

Por otra parte, rectores y directivos de instituciones educativas que se propusieron tener la tecnología como aliada e implementaron un software de gestión escolar, encontraron una herramienta completa que les permite digitalizar procesos que -usualmente- se manejaban de forma manual, aprovechando las ventajas para las 11 áreas (en promedio) que deben administrar los colegios.  

Para ejemplificar el panorama y entenderlo de manera más sencilla, aún hay centros educativos donde los padres o alumnos deben tramitar de manera presencial y por escrito un permiso de salida para sus hijos, lo que quita tiempo, genera desplazamientos y desperdicio de papel, cuando podría hacerse directamente en una plataforma. 

Otro caso es el de los profesores que entregan boletines impresos y deben anotar las observaciones diarias en cuadernos para reportarlas a los acudientes a fin de mes, esto podría evitarse. También se puede hablar de la dispendiosa labor que hacen algunas áreas de instituciones educativas al realizar procesos de Admisiones y Matrículas con bases de datos en Excel, formularios de Google Forms o -incluso- a mano. Campuskey, permite hacerlo de manera digital con el software de gestión escolar que -además- lo lleva a otro nivel con una integración entre las diferentes áreas y los datos que allí se recopilan.  

¿Cómo saber si necesito un software de gestión?

  • Es una institución con objetivos planteados. 
  • Hay una planeación precisa de sus áreas. 
  • Cuenta con un mínimo de 100 estudiantes. 
  • Comprende la importancia de una eficiente gestión escolar. 
  • Entiende las necesidades de cada área del colegio. 
  • Desea crecer de forma ordenada y estandarizada. 
  • Existen una gran cantidad de procesos a mano. 
  • Posee múltiples fuentes de información. 
  • Constantemente pierde datos o es difícil mantenerlos actualizados. 
  • Dedica mucho tiempo a tareas repetitivas y manuales. 

Cuando los colegios tienen claro este tipo de cosas, es momento de iniciar la implementación y avanzar para apalancar mejores rendimientos a través de la tecnología. Se debe entender que no es solo lo que se puede mejorar, sino que el seguir con procesos obsoletos trae desventajas que impactan de manera negativa y hasta afectan las finanzas. 

Por ejemplo, se ven en la obligación de contratar más personal para suplir todas esas actividades manuales, hay procesos lentos, hay menos eficiencia, es más alto el porcentaje de que se presenten errores humanos, no se cuenta con información completa, tampoco hay la posibilidad de realizar análisis de datos y -prácticamente- se cierra la ventana a la toma de decisiones estratégicas de forma rápida. 

Desde Campuskey se acompaña a las instituciones educativas para que los retos a la hora de automatizar procesos se superen con mayor dinamismo, ya que es normal que, al hacerlo, exista una barrera mental a la gestión de cambio. 

Desde ese componente se trabaja en la formación de las personas de toda la comunidad, tales como directivos, área administrativa, financiera, académica, profesores, padres de familia y estudiantes, donde todo el grupo que labora en el colegio debe aprender a utilizar la información (datos) para ponerla al servicio de la comunidad educativa.  

Puntos relevantes a considerar

Un rector, director o personal administrativo de un colegio que desee implementar un software de gestión escolar, entiende que serán muchos los beneficios que traerá para la operación del colegio en diferentes niveles, además tendrán que considerar los siguientes puntos para hacerlo de manera exitosa: 

  • Conocer al detalle los procesos y objetivos de los mismos. 
  • Es relevante considerar tener un líder para dirigir el proyecto. 
  • Tener la capacidad de ser resilientes ya es probable que se presente una resistencia al cambio. 
  • Proyectar la implementación de la automatización de los procesos. 
  • Planificar qué va a suceder después de la implementación y definir la capacitación a toda la comunidad.  

El software de gestión permite que todas las áreas del colegio agreguen su información en una plataforma donde el rector o director académico, puedan ver en tiempo real qué está pasando en la institución y sobre los objetivos que se planificaron, ya sea en lo académico, administrativo o financiero. 

Es momento de superar las grandes pilas de papel amontonadas y carpetas donde se guardan expedientes escolares por alumnos, recibos de pagos de matrícula o copias de los boletines. Increíblemente, todavía hay colegios que siguen manejando este tipo de técnicas que las llevan a ser menos eficientes y con impactos negativos en su gestión. 

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