Facturación electrónica

Pagos, cartera y facturación electrónica en tu sistema de gestión escolar

Conoce por qué es tan importante el proceso de pagos, cartera y facturación electrónica en tu sistema de gestión escolar y los beneficios que esto trae.

La educación y la innovación siempre van de la mano para poder brindarle a los niños y jóvenes las mejores herramientas para asumir los retos que se presentan día a día. Tener un sistema de gestión escolar innovador es demostrarle a los estudiantes que la institución también está comprometida en avanzar y mejorar procesos académicos y educativos. En este artículo te contaremos cómo nuestro módulo de pagos y cartera te ayuda a gestionar procesos administrativos y te hablaremos sobre su integración con facturación electrónica.

¿Por qué escoger un sistema de gestión escolar con un módulo de pagos y cartera integrado?

Lo primero que debes tener en cuenta es que es fundamental contar con información en tiempo real de los procesos administrativos de tu colegio ya que de los pagos realizados, recaudos y el estado de la cartera dependerán los recursos con los que cuentes cada mes. Por este motivo, poder hacer un seguimiento constante y contar con informes detallados, te permitirá tomar acciones a tiempo.

Por otro lado, al tener información confiable podrás analizar las tendencias del comportamiento de tu cartera, también te facilitará la automatización de los cobros, la facturación electrónica y el recaudo para que tu equipo pueda ahorrar cada vez más tiempo y evitar procesos manuales.

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¿Qué tan importante es la facturación electrónica en un colegio?

Cada vez más, los colegios aprovechan las herramientas tecnológicas que hay en el mercado para mejorar la atención que le brindan a padres de familia, disminuyendo el tiempo invertido en transacciones y haciendo que estos procesos sean más intuitivos.

En el caso de la facturación electrónica, su implementación se ha hecho necesaria en los colegios a partir de octubre de 2020 de acuerdo con lo que indica el marco del cumplimiento de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 de la DIAN.

Al contar con un sistema de gestión escolar que tenga la opción de facturación electrónica ya no tendrás que preocuparte por los diferentes métodos de pago que utilicen los padres de familia ya que tu pasarela de pagos te permitirá recibir tarjetas de débito y de crédito, lo cual simplificará este proceso haciéndolo más ágil y práctico.

Además, al integrar el módulo de pagos y cartera con proveedores de facturación electrónica, se facilita el proceso de pago de facturas en línea y ventanilla, además se permiten pagos parciales, anticipos, definición de descuentos, multas e intereses.

Te recomendamos que para darle un adecuado funcionamiento a este software cuentes con personal competente en este tema, si bien es cierto que la facturación electrónica te facilitará procesos, es importante que haya alguien que comprenda los conceptos contables y te ayude a aclarar confusiones en caso tal de que las haya.

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¿Cuáles son los principales beneficios de tener tu módulo de pagos y cartera integrado?

  • Este módulo es personalizable, planea los cargos y pagos de acuerdo con la forma como se llevan a cabo a lo largo del año en tu colegio
  • Genera y emite facturación electrónica de acuerdo con los cargos definidos en la planeación
  • Se puede integrar con el sistema contable que manejas
  • Genera ahorros en tiempo tanto para el personal administrativo como para los padres de familia que requieran hacer este tipo de transacciones
  • Recauda ingresos, aún aquellos que son extraordinarios y que no incluiste en la planeación como: compras adicionales, uniformes o certificados
  • Gracias a la integración con tu pasarela de pagos, evitas los riesgos asociados a los pagos con cheques u otros medios de pago convencionales.
  • A las áreas de mercadeo y contabilidad de tu institución se les facilitará la toma de decisiones basadas en los resultados contables del día a día, lo cual les permite ser más competitivos en el sector educativo, responder anticipadamente a las necesidades de los estudiantes y tomar decisiones inteligentes.
  • Puedes ver las transacciones fallidas y los pagos efectuados exitosamente. Todos estos informes serán instantáneos y se basarán en transacciones en tiempo real, la flexibilidad y detalle de los informes variará según la pasarela de pago que esté asociada a tu sistema de gestión escolar.
  • Los padres de familia pueden recibir actualizaciones instantáneas sobre sus recibos, cambios de tarifas, estado de las transacciones y más, por medio de alertas por correo electrónico o notificaciones a través del sistema de gestión escolar. Ya no será necesario que vayan hasta la institución por un recibo, ahora los podrán descargar desde sus casas.
  • Con toda esta información, tendrás una visión clara del flujo de caja de la compañía para poder tomar decisiones encaminadas a buscar una mayor estabilidad de este a lo largo del mes y finalmente, de tu año escolar.

Sabemos que lo más importante en tu colegio es enseñar, por eso, entendemos que disminuir el tiempo que se dedica a las labores administrativas, dejará más tiempo para tomar decisiones estratégicas en la educación con información confiable gracias al sistema de gestión escolar.

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