Si eres padre o madre de familia, o trabajas en una institución educativa, seguramente sabes lo importante que es para un colegio tener una buena gestión logística y académica. En este sentido, la tecnología se ha convertido en una aliada invaluable para facilitar estos procesos y hacer de tu colegio un lugar integrado y seguro. En esta entrada te hablaremos sobre la integración de dos herramientas tecnológicas que están revolucionando la gestión escolar: OnTrack School y CampusKey.
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OnTrack School y la optimización de la logística escolar
OnTrack School es una plataforma tecnológica que permite la interacción entre la coordinación de una institución educativa, las monitoras de ruta y los padres de familia a través de aplicaciones móviles, haciendo posible la gestión logística del transporte escolar y del ingreso y salida de los estudiantes a las instalaciones del colegio. La plataforma surgió en 2013, a partir de la observación de las dinámicas del transporte escolar en una ciudad como Bogotá, donde era común el desorden, los prolongados tiempos de espera en paraderos y los retrasos en las rutas.
Gracias a OnTrack School, hoy en día alrededor de 120.000 padres de familia de más de 70 instituciones de primer nivel en Colombia y Ecuador pueden monitorear la ubicación y el estado de las rutas de sus hijos, lo que le ha permitido a los colegios garantizar el ahorro de costos y tiempo en la logística del transporte y del control de acceso en el ámbito escolar, además de mejorar sus índices de aceptación gracias a la entrega constante de información precisa a su comunidad.
¿Por qué es importante para un colegio contar con una plataforma de gestión de transporte escolar?
Muchos colegios todavía utilizan tecnologías no especializadas para monitorear la ubicación de sus rutas escolares, como rastreadores GPS o la función de compartir ubicación integrada en aplicaciones de mensajería como WhatsApp. Lo que muchos aún no saben es que hay una gran diferencia entre estos métodos y una plataforma dedicada a la gestión de transporte escolar como OnTrack School: la posibilidad de monitorear y gestionar no al vehículo, sino a los pasajeros que lo ocupan.
Es decir, que la plataforma de gestión de transporte escolar recolecta y procesa más información verdaderamente relevante tanto para la coordinación del colegio como para las familias: permite optimizar los procesos de planeación de rutas; facilita la comunicación entre los padres de familia, los encargados de la ruta y la coordinación del colegio; posibilita la reducción de tiempos de espera; optimiza los tiempos de desplazamiento; y como consecuencia le otorga un valor agregado al centro educativo que, al entregarle a las familias información valiosa de sus hijos, consigue aumentar el grado de confiabilidad, tranquilidad y satisfacción sobre los servicios que presta y así aumentar su prestigio frente a otras instituciones.
¿Cómo funciona la integración entre OnTrack School y CampusKey, y cuáles son los beneficios principales para los colegios?
El principal objetivo de la integración entre OnTrack School y CampusKey es garantizar que los datos que se manejan tanto a nivel académico como a nivel logístico y administrativo estén sincronizados correctamente, es decir, que al agregar o actualizar la información de un integrante de la comunidad académica en una de las plataformas esta se vea reflejada también en la otra plataforma. De esta forma la coordinación tiene el panorama completo, no solo de la presencia del estudiante en las instalaciones del colegio sino también de su presencia en clases o en otras actividades, información que se recolecta para ser entregada a las familias en tiempo real.
Los beneficios de esta integración para los colegios son:
- Consistencia de la información: la posibilidad de la sincronización de datos permite que el área administrativa del colegio ahorre tiempo y esfuerzo al no tener que duplicar la información manualmente en varias plataformas.
- Organización: tener el panorama completo y a la mano facilita no solo la correcta gestión escolar sino también la toma de decisiones más acertada.
- Aprovechamiento del potencial de ambas plataformas: tanto OnTrack como CampusKey tienen una amplia experiencia y know how en cada uno de sus campos de acción, por lo que para los colegios la integración entre ambas implicará obtener lo mejor de dos mundos.
- Oferta integral: juntas conforman una solución mucho más grande, completa, robusta y unificada que hará que la administración de cada institución ahorre costos y optimice sus procesos internos.
¿Cómo OnTrack School da manejo a la seguridad de la información dentro de la plataforma?
La información dentro de la plataforma de OnTrack School está cifrada en la base de datos y el acceso a la misma está restringido por protocolos seguros de intercambio, reforzados con el uso de llaves cifradas. Esto permite que la consulta de la información se haga únicamente por parte de personas autorizadas. En cuanto a la integración con CampusKey, se proporciona acceso solo desde servidores y plataformas autorizadas por ambas partes mediante API keys, lo que contribuye aún más a la protección de los datos sensibles.
Aspectos a tener en cuenta al buscar una herramienta de gestión de transporte escolar para tu institución educativa
La primera recomendación es: ¡no le temas a la transformación tecnológica! Hemos observado que muchas instituciones no se atreven a dar el salto al uso de plataformas por resistencia al cambio, por dificultades en la capacitación de las familias en el uso de la herramienta, o porque tal vez consideran que no es necesario.
Pero una vez que ingresan a la comunidad OnTrack se dan cuenta de lo útiles que son estas herramientas para mejorar el día a día, no solamente en lo que a la logística de la institución se refiere, sino también en cuanto al desempeño de sus trabajadores, que al contar con una herramienta que les entrega los datos que anteriormente debían recolectar manualmente ahora pueden dedicar sus esfuerzos a lo verdaderamente importante que es la educación de sus estudiantes.
Además, hemos podido comprobar que en las instituciones que han implementado OnTrack School la percepción de las familias acerca del servicio de transporte escolar, y del colegio en sí, ha mejorado de forma significativa y las llamadas a sus centros de control se ha reducido hasta en un 90%.
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