Digitalizar los procesos de admisión y matrículas debería ser una meta para los colegios que desean estar a la vanguardia tanto de su calidad académica como de actividades administrativas. Cuando las personas están buscando una institución educativa desean que exista una forma sencilla, rápida y segura de hacer todos los procesos, de lo contrario, seguramente tomarán la decisión de no continuar y se inclinarán por una alternativa que les ayude a ahorrar tiempo e -incluso- se puedan realizar pagos y seguimiento online.
Verónica Varini, Consultora en Gerencia de Marketing de CampusKey, abordó este tema en una entrevista para nuestra comunidad, en la que también destaca la importancia que tiene la tecnología y de cómo los software de gestión escolar aportan para que el proceso sea más eficiente
¿Cómo aumentar las matrículas escolares gracias a una buena gestión de marketing?
En años recientes, las instituciones educativas han migrado al proceso de admisiones, matrícula y pagos en línea para ofrecer un proceso más ágil y eficiente a los padres de familia y futuros alumnos. Sin embargo, todavía hay colegios congelados en el tiempo, que gestionan sus registros ¨a papel y lápiz, resultado en un desgastante proceso para el personal administrativo y padres de familia.
Por fortuna, lo anterior representa una gran oportunidad para las áreas de marketing de colegios e instituciones educativas, para fomentar el cambio y generar estrategias que generen grandes impactos.
¿Cuál es la importancia de un sistema de matrículas en línea para las instituciones educativas?
Tener un sistema de inscripción y matrícula en línea permite a los colegios permanecer en contacto y comunicación constante con todas las familias, e incluso rastrear la comunicación durante el proceso. Toda la información de los padres es de fácil acceso, en un solo lugar, permitiendo que todo el personal administrativo y docente implicado en el proceso de admisión, tenga acceso a esta desde cualquier lugar. Además, una herramienta completa como CampusKey, le permitirá invitar a las familias a jornadas familiares, visitas al colegio, entrevistas y más.
¿Cuáles son los beneficios que trae para los colegios como para los padres?
Existen decenas de beneficios para los colegios que cuentan con una herramienta de admisiones y matrícula online, resumo algunos de los más relevantes:
– Formulario de matrícula fácil para los padres: Uno de los aspectos más inconvenientes de inscribir a los niños a los colegios, son los largos formularios que tradicionalmente se llenaban a mano. Es posible que los padres de familia no hayan decidido aún a qué colegio asistirá su hijo y ya han invertido incontable tiempo en traslados al colegio y energía esperando su turno en recepción para completar a mano la información requerida. Con el sistema de inscripción en línea de CampusKey, el equipo administrativo del colegio, puede personalizar los formularios, analizarlos en un dashboard de análisis y realizar el proceso de aceptación del estudiante en minutos.
– Ahorra papel y ayuda al medio ambiente: ¿Sabías que un colegio promedio, utiliza +60 kg de desechos por alumno cada año académico? Por fortuna, muchos procesos ya están migrando a soluciones en línea, más responsables con el medio ambiente y al alcance de todo el equipo de admisiones. Los pagos se realizan en línea y la mayoría de las comunicaciones en la actualidad son digitales. ¿Por qué no hacer lo mismo con la matrícula escolar?
– Procesos más ágiles para el personal administrativo: El personal de un colegio que cuente con un sistema de admisiones y matrículas integrado como el de CampusKey, puede beneficiarse al tener la información y formularios organizados y unificados. Además, la facilidad de administrar las consultas, organizar horarios de recorridos o documentación de los padres de familia permitirá ahorrar tiempo, para dedicarlo a tareas que aporten valor.
¿Cómo aumentar las inscripciones y matrículas escolares con una buena gestión de marketing?
– Desarrollar y difundir la marca del colegio: La marca de un colegio privado es mucho más que un logo. Es lo que te ayuda a destacar del resto de los colegios, es el mensaje que los padres de familia y estudiantes reciben acerca de la institución y controlar la narrativa es fundamental. Al realizar Marketing en Colegios Privados, debe definir los diferenciales y valores y comunicarlos de forma clara y abierta. Si la institución educativa ofrece ayudas financieras, clases únicas, clubes o equipos deportivos de renombre, este es el momento de compartir esta información ya que podrá despertar el interés de los padres que buscan los mejores colegios en su área.
– Establecer objetivos de matriculación: Una parte crucial del plan de mercadeo de un colegio privado, es establecer metas de inscripciones y matrículas, conociendo al detalle la tasa de conversión de cada paso del ¨embudo¨. Este objetivo, ayudará al equipo a concentrarse en las metas y mantener el impulso. Cuando se hayan alcanzado los objetivos, habrá algo que celebrar. Para facilitar el proceso, existen soluciones que permiten realizar matrículas y pagos en línea, lo que definitivamente facilitará el trabajo a los padres y aumentará la tasa de éxito.
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– Reclutar padres como embajadores: Esta estrategia es una de las más eficientes y costo eficientes. Los adultos con niños actualmente matriculados, pueden comunicarse con otras familias entre sus amigos, trabajo y familia. Dado que sus hijos son estudiantes, cuentan con un poder de un voz a voz confiable. Para lograr esto, es importante involucrar a los padres en la vida escolar desde el primer día y contar con herramientas que hagan de esta relación, una que sea agradable, fácil y gratificante. Contar con herramientas tecnológicas para comunicar los grandes logros del colegio, fechas importantes y avances de sus hijos, hará que los padres se conviertan en promotores naturales de la institución. No olvides publicar tus mejores casos de éxito en tu web y plataformas.
En CampusKey queremos ayudar a los colegios a alcanzar sus metas y mejorar sus procesos con nuestro software de gestión escolar. Agenda una llamada con nuestro equipo de expertos y conoce cómo podemos ayudar a tu colegio para alcanzar el siguiente nivel.
