En este artículo te contaremos cómo nuestro módulo de pagos y cartera te ayuda a gestionar procesos administrativos y te hablaremos sobre su integración con facturación electrónica.
¿Por qué escoger un sistema de gestión escolar con un módulo de pagos y cartera integrado?
Lo primero que debes tener en cuenta es que es fundamental contar con información de calidad de los procesos administrativos de tu colegio, ya que, de los pagos realizados, recaudos y el estado de la cartera, dependerá los recursos con los que cuentes cada mes.
Hacer un seguimiento constante y contar con informes detallados, te permitirá tomar acciones a tiempo.
Por otro lado, al tener información confiable podrás analizar las tendencias del comportamiento de tu cartera, también te facilitará la automatización de los cobros, la facturación electrónica y el recaudo para que tu equipo pueda ahorrar cada vez más tiempo y evitar procesos manuales.
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¿Qué tan importante es la facturación electrónica en un colegio?
En el caso de la facturación electrónica, su implementación se ha hecho necesaria en los colegios a partir de octubre de 2020 de acuerdo con lo que indica el marco del cumplimiento de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 de la DIAN.
Al integrar el módulo de pagos y cartera con proveedores de facturación electrónica, se facilita el proceso de pago de facturas en línea y ventanilla. Además se permiten pagos parciales, anticipos, definición de descuentos, multas e intereses.
¿Cuáles son los principales beneficios de tener tu módulo de pagos y cartera integrado?
- Planea los cargos y pagos de la forma que tu colegio lo necesita
- Genera y emite facturación electrónica de acuerdo con los cargos definidos en la planeación
- Envía la información requerida a tu sistema contable.
- Genera ahorros en tiempo al personal administrativo y a los padres de familia.
- Recauda ingresos extraordinarios y que no incluiste en la planeación como: compras adicionales, uniformes o certificados.
- Gracias a la integración con tu pasarela de pagos, evitas los riesgos asociados a los pagos con cheques u otros medios de pago convencionales.
- Facilita la toma de decisiones y vuelve tu colegio más competitivo en el sector educativo.
- Puedes ver las transacciones fallidas y los pagos efectuados exitosamente. Todos estos informes serán instantáneos y se basarán en transacciones en tiempo real.
- Los padres de familia pueden recibir actualizaciones instantáneas sobre sus recibos, cambios de tarifas, estado de las transacciones y más, por medio de alertas por correo electrónico o notificaciones a través del sistema de gestión escolar. Ya no será necesario que vayan hasta la institución por un recibo, ahora los podrán descargar desde sus casas.
- Con toda esta información, tendrás una visión clara del flujo de caja de la compañía para poder tomar decisiones encaminadas a buscar una mayor estabilidad de este a lo largo del mes y finalmente, de tu año escolar.
Sabemos que lo más importante en tu colegio es enseñar, por eso, entendemos que disminuir el tiempo que se dedica a las labores administrativas, permite tomar decisiones estratégicas en la educación con información confiable gracias al sistema de gestión escolar.
