Para muchas instituciones educativas y padres de familia, la época de admisiones y matrículas implica invertir más tiempo y esfuerzos comparado con otros periodos del año. Durante este proceso es normal que haya un aumento de trabajo en el colegio, por eso un software de gestión escolar que permita automatizar y simplificar las tareas es el mejor aliado en esos momentos.
No se trata únicamente de pensar en el personal del colegio, sino de darle a los padres de familia una opción que les facilite el proceso de admisiones y matrículas. Esto hará aumentar las matrículas escolares dentro de tu institución.
¿Cómo lo hace CampusKey?
Procesos online que simplifican las admisiones y matrículas
CampusKey cuenta con un sistema de admisiones y matrículas en línea que te permite ahorrar tiempo, hacer seguimiento al proceso de cada posible estudiante, administrar sus datos, saber más sobre su familia y consultar en qué estado está su admisión. Gracias a que permite anexar los documentos en el sistema de forma sencilla, rápida y ordenada, tu colegio podrá disminuir el uso de papel.
Por su parte, los papás evitarán trancones, solicitudes de permisos en sus trabajos y largas esperas. Contar con un sistema de gestión escolar que les permita tener un proceso que sea sencillo pero completo les ahorrará tiempo en una tarea que de por sí ya es exigente.
Con el módulo de pagos y cartera, las transacciones se pueden hacer en línea por medio de facturación electrónica y gracias a que lo puedes integrar con tu pasarela de pagos, evitas los riesgos asociados a los pagos con cheques u otros medios de pago convencionales.
Con este módulo además se pueden generar reportes instantáneos y los padres de familia pueden obtener sus recibos, estado de las transacciones y más, por medio de correo electrónico.
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Información relevante para tu institución
Con el módulo de admisiones y matrículas de CampusKey también podrás obtener información relevante sobre la familia de los estudiantes a partir de preguntas personalizadas que contestan los papás, esta información se complementa con la integración con datacrédito, donde además se puede conocer la situación financiera de los padres brindando una visión integral de la familia, esto le permitirá al colegio tomar decisiones más rápidas y acertadas sobre la admisión
Otra información que podrás conocer son las zonas de donde vienen la mayoría de registros por medio de un mapa de calor que se genera con estos datos. Conocer de dónde vienen los nuevos estudiantes o cómo se enteraron de la institución te permitirá generar estrategias para llegar a nuevos estudiantes cada año.
CampusKey genera varios informes como:
- Consolidado de estudiantes por sexo, relación con el colegio, colegio anterior y edad.
- Un embudo que va decantando desde los aspirantes iniciales hasta los matriculados.
- Gráficas interactivas personalizables.
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Los padres de familia hacen parte activa del proceso
Una de las grandes ventajas de contar con un módulo de admisiones y matrículas en línea es que los padres de familia pueden gestionar y hacer seguimiento al proceso de sus hijos, antes, durante y después de ser admitido. Dentro de las tareas que pueden hacer, están:
- Registro y actualización de datos.
- Ver los reportes de evaluación.
- Agendar una visita al colegio para conocer sus instalaciones (se envía un correo de seguimiento con la fecha establecida para ello). Esto es muy importante ya que les permite a los padres tener una mejor idea de cómo es el ambiente escolar y generar más afinidad o sentido de pertenencia hacia este.
Tener un software de gestión escolar que cuente con una funcionalidad de admisiones y matrículas robusta, permitirá organizar y simplificar las diferentes fases del proceso para el personal administrativo y padres de familia. Para ambas partes esto significa reducir tiempo y esfuerzo; a su vez, dará herramientas para que el colegio pueda analizar los datos recolectados por el software y que puedan aprovecharlos para seguir creciendo.
