El área financiera y administrativa de cualquier organización es un ‘órgano’ vital para el correcto funcionamiento de la misma; en los colegios, la planeación financiera es obligatoria y con ella se generan los presupuestos del centro educativo y, además, se organizan los procesos de pagos, cartera y acciones administrativas.
Con el software de gestión escolar de CampusKey, las instituciones educativas tendrán la capacidad de hacer un seguimiento para revisar si la planeación financiera que estructuraron se está cumpliendo; la plataforma permite hacer esto de forma práctica, sencilla e intuitiva, teniendo todo un panorama en tiempo real del estado de cada uno de los procesos financieros.
Los colegios requieren tener la información a la mano, en esa línea, a través de dashboards, podrán analizar los datos más relevantes para que las personas encargadas tomen las medidas necesarias y se anticipen a cualquier contratiempo.
Por ejemplo, el software brinda un estado de los pagos realizados, de los recaudos y la evolución de la cartera, el tener la información de los recursos que ingresan posibilita el seguimiento constante y la elaboración de informes detallados para ir tomando las acciones necesarias para asegurar el buen desarrollo de la institución.
CampusKey cuenta con el módulo de pagos y cartera, para que los colegios planifiquen los cargos y pagos de acuerdo a la forma que más le sea conveniente a lo largo del año.
Por otra parte, desde allí se tiene la alternativa de generar y emitir facturación electrónica de acuerdo con los cargos definidos en la planeación, pero -aún mejor- se puede integrar al sistema contable que ya se utilice en el colegio.
A los colaboradores de los departamentos de mercadeo y contabilidad, también se les facilitará la toma de decisiones basadas en los resultados contables del día a día; permitiéndoles ser más competitivos en el sector educativo.
Los rectores y el personal administrativo, visualizarán de manera general el flujo de caja con lo que tendrán la posibilidad de lograr una estabilidad de la gestión financiera al implementar proyecciones por meses, trimestres, semestres y hasta de forma anual, todo bajo un seguimiento minucioso.
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Más allá de contribuir en el seguimiento de los recaudos e ingresos, también se visualizan aquellos ingresos que se catalogan como extraordinarios y que no se incluyeron en la planeación como: compras adicionales, uniformes y certificados.
Otra de las ventajas es que se pueden detectar las transacciones fallidas y los pagos exitosos. Todos estos informes son instantáneos y se basan en transacciones de tiempo real, alcanzando una alta flexibilidad y detalle.
Los padres de familia también se benefician, ya que les ofrece rapidez al hacer sus pagos digitales, además, reciben actualizaciones instantáneas sobre sus recibos, cambios de tarifas y estado de las transacciones gracias a alertas por correo electrónico o notificaciones a través del sistema de gestión escolar.
Ya no es necesario que asistan hasta el colegio por un recibo, simplemente lo podrán descargar en línea.
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Este Software lleva la planificación a otro nivel, volviéndola automática, minimizando errores y teniendo la alternativa de programar fechas en las cuales se deben enviar los cobros a los padres.
Llegó el momento de preguntarse si su modelo de gestión financiero-administrativo es el que necesita el colegio y se ajusta a lo que requiere para llevar el control y asegurar la tranquilidad financiera en el corto, medio y largo plazo.
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